Uitnodiging Algemene Vergadering BSV 4 september 2026

Alle leden van BSV hebben vandaag onderstaande uitnodiging gemaild gekregen voor de Algemene Vergadering van 4 september 2026. Als je de mail niet ontvangen hebt, kijk dan even in je spambox. Staat de mail daar ook niet, neem dan contact op met Pieter-Jan voor de vergaderstukken.

Beste leden van BSV, beste ouders en verzorgers van onze jeugdspelers,

Het bestuur van BSV organiseert op vrijdag 4 september 2026 de Algemene Vergadering van de Bergen op Zoomse Schaakvereniging.

Voor deze vergadering zijn jullie hierbij van harte uitgenodigd.

Als je verhinderd bent, ontvang ik daarvan graag bericht.

Tijdens deze vergadering starten we met een vernieuwde manier van vergaderen. We merken dat onze Algemene Vergaderingen vaak langer duren dan gewenst. Dat kost veel tijd en zorgt er niet altijd voor dat we tot de kern van de onderwerpen komen. Het bestuur is ervan overtuigd dat dit efficiënter kan, zonder dat dit ten koste gaat van de betrokkenheid van onze leden.

Daarom stellen wij voor om vanaf deze vergadering een nieuwe werkwijze te hanteren.

Efficiënter vergaderen

• We hanteren voortaan een maximale duur van de vergadering.
• Bij ieder agendapunt wordt een tijdsindicatie opgenomen.
• We vragen leden om vragen, opmerkingen en aandachtspunten uiterlijk één week voorafgaand aan de vergadering per e-mail aan het bestuur door te geven.
• We werken voortaan met 4 soorten categorien: Mededelingen, hamerstukken, stemstukken en vergaderstukken.
• We gebruiken een vast format voor alle stukken. 

Door opmerkingen vooraf te ontvangen, kan het bestuur deze voorbereiden en tijdens de vergadering direct beantwoorden of meenemen in de behandeling van het betreffende agendapunt. Dit voorkomt verrassingen en maakt een inhoudelijke bespreking mogelijk. Zie voor de hele werkwijze het hamerstuk Vergaderreglement (punt 3A van de agenda).

Goede voorbereiding van iedereen
Deze manier van werken vraagt iets van ons allemaal:

• Lees de vergaderstukken vooraf aandachtig door.
• Mail je opmerkingen en vragen over de vergaderstukken uiterlijk één week voor de vergadering aan de voorzitter en de secretaris.
• Beperk bijdragen tot het betreffende agendapunt.
• Houd reacties tijdens de vergadering kort en bondig.
• Respecteer de afgesproken spreektijden, zodat iedereen aan bod kan komen.

Samen zorgen we ervoor dat de vergadering effectief, overzichtelijk en prettig verloopt.

Oproep commissies
De Kascontrolecommissie en de Continuïteitscommissie zijn belangrijke onderdelen van onze verenigingsorganisatie en dienen door leden (niet bestuursleden) te worden ingevuld. Wij vragen leden die bereid zijn hierin zitting te nemen zich bij het bestuur te melden.Agenda Algemene Vergadering BSV vrijdag 4 September 2026

1. Opening en vaststellen agenda (5 minuten)

2. Ingekomen stukken en mededelingen (10 minuten)

a. Aanschaf Materiaal (4 min)

b. Clubcollect (4 min)

c. Verhuizing Website (1 min)

d. Enquête Jeugd (1 min)

3. Vaststellen Vergaderreglement (2 minuten)

4. Vaststellen notulen Algemene Vergadering 10 Juli 2026 (2 minuten)

5. Hamerstukken (15 minuten)

a. Reglementen (5 minuten)

1. Reglement Leden van Verdienste & Ereleden

2. Privacybeleid Statement

3. Huishoudelijk Reglement

4. Contentreglement websites

b. Clubavonden (5 minuten)

1. Barprijzen en inkopen

2. Lessen Arben Dardha

3. Jeugdplan

4. Bergse Meester Titels

c. Externe competities (5 minuten)

1. Teamindelingen Externe Competitie 

2. Schaakcafé wordt Schaakcafetaria

 
6. Verkiezing Bestuursleden (10 minuten)

a. Secretaris en Competitieleider Intern Pieter-Jan treedt af.

b. Jeugdleider Oliver de Hert treedt af.

c. Lieselot heeft aangegeven graag het bestuur te komen versterken en zal de functie van secretaris op zich nemen.

d. De functie van competitieleider intern is momenteel nog vacant. Totdat hiervoor een structurele oplossing is gevonden, is de voorzitter tijdelijk bestuurlijk verantwoordelijk voor dit aandachtsgebied.

e. De functie van Jeugdleider is momenteel nog vacant. Totdat hiervoor een structurele oplossing is gevonden, zal Oliver de werkzaamheden blijven doen en is het overige bestuur verantwoordelijk.

7. Pauze: 10 minuten

8. Stemstukken (25 minuten)

1. Voorstel Clubkampioenschappen (15 minuten)

2. Jaaragenda (5 minuten)

3. Vaststellen commissies & werkgroepen (5 minuten)

9. Rondvraag en sluiting  (15 minuten)

Machtigen van een ander lid

Vanaf heden is het ook mogelijk om een ander lid te machtigen om namens jou te stemmen tijdens de Algemene Vergadering. Kun je niet aanwezig zijn, maar wil je wel gebruikmaken van je stemrecht, dan kun je hiervoor gebruikmaken van het bijgevoegde machtigingsformulier.

Wij rekenen op jullie actieve deelname en zien uit naar een constructieve en efficiënte vergadering.